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Migration vers un nouvel ERP : et après ?

Les objectifs liés à une migration vers un nouvel ERP (Entreprise Resource Planning) sont multiples : réduction des coûts, recherche d’optimisation, transversalité des processus de gestion, homogénéité des données et instantanéité de l’accès aux informations. Son déploiement constitue une performance pour l’organisation. Une prouesse qui nécessite un travail acharné et génère du stress, bien qu’elle procure beaucoup de satisfaction lors de sa mise en production.

Alors que la liste initiale des fonctionnalités et des processus à implémenter a tendance à diminuer à mesure que la date de migration approche, comment diagnostiquer post-migration les « trous dans la raquette » et mettre en place les actions visant à optimiser l’utilisation du nouvel ERP ?

Le rôle clé des équipes comptables et financières

Pour la fonction Finance, le déploiement d’un ERP est un projet majeur de transformation.

Les équipes comptables et financières sont des interlocuteurs métier clés pour la réussite du projet. Leur implication est essentielle depuis l’initialisation du projet ; il s’agit non seulement de sécuriser la compréhension des pratiques et besoins par les équipes informatiques, mais également de sécuriser l’engagement des futurs utilisateurs en sélectionnant des ambassadeurs internes enthousiastes et reconnus.

Ces collaborateurs devront accepter que 100% des demandes fonctionnelles ne puissent pas être emportées par la première mise en production. Mais surtout ils doivent se positionner dès la phase de projet, comme des acteurs incontournables de l’amélioration continue postérieure à la mise en production ; les fonctionnalités à mettre en place ultérieurement doivent dès cette étape, être référencées et suivies par les équipes métier pour l’avenir.

La première clôture comptable donnera le ton

La fin du projet approchant, toute l’attention de l’équipe projet doit être focalisée sur les enjeux de la mise en production. Toutes les parties prenantes doivent être consultées pour définir avec précision les besoins pour l’activité réelle et quotidienne. Il s’agit d’éviter de se retrouver en situation dégradée, avec des risques importants sur le contrôle des données financières mais surtout sur la continuité d’exploitation.

Cette dernière phase de mise en production se déroule en deux étapes majeures :

● D’abord la migration de données, indispensable à la reprise des A-nouveaux comptables (balance générale, balances auxiliaires, détail des immobilisations, des stocks, des provisions, etc.).
● Puis, le déploiement des interfaces comptables automatisées entre les outils métiers et l’ERP.

Se pose alors la question du plan d’ouverture progressif de ces flux : comment l’établir ? Il convient de tenir compte de deux impératifs :

● Dans un premier temps, les besoins business nécessaires à l’activité (facturation client, déclenchement d’envois de marchandises après la réception de fonds, etc.).
● Et dans un second temps, les besoins de reporting financier découlant de la première clôture comptable post-migration (compte de résultat communiqué avec ou sans le bilan comptable, rapprochement des données des outils business, etc.).

C’est bien cette première clôture qui donnera la tendance sur la réussite ou non de la migration de l’ERP pour la fonction Finance. Et qui permettra d’enclencher la démarche d’amélioration continue auprès des équipes projet et comptables.

L’indispensable retour d’expérience

Il est en effet nécessaire de capitaliser sur la tendance apportée par la première clôture comptable. Cela se traduit par deux actions concrètes à mener de concert par le chef de projet et le sponsor interne :

● Obtenir le retour d’expérience des équipes (l’équipe comptable, les contrôleurs de gestion, etc.), pour débuter la réflexion autour des prochains chantiers d’optimisation des processus.
« Reformer » les équipes aux bonnes pratiques à mettre en place avec le nouvel ERP. C’est l’occasion de faire abandonner les usages individuels, qui peuvent parfois contribuer à un manque d’homogénéité des travaux réalisés.

Couplées, ces deux initiatives ont pour avantage de rassurer et de dynamiser les équipes après un changement logiciel plus ou moins brutal. Avec une touche de conduite du changement indispensable pour emporter l’adhésion des utilisateurs, il sera ainsi possible de poursuivre une démarche d’amélioration continue.

Le déploiement d’un ERP prend du temps. Il ne s’arrête pas à la date de migration. Il est nécessaire d’anticiper l’intégralité des étapes importantes post-migration : la première clôture comptable, le retour d’expérience des équipes comptables et le perfectionnement de l’utilisation de l’outil.

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Marie Gandouet

Marie Gandouet

Consultante Experte-Comptable

Julien Perse

Julien Perse

Consultant Expert-Comptable